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9 passos sobre como finalizar um email

20/6/2018

9 passos sobre como finalizar um email

O email nada mais é que um canal de comunicação versátil, e é através dele que você pode se comunicar com amigos e colegas de trabalho. Muitas pessoas acham que o email está ultrapassado, o que é um equívoco, pois é um dos principais canais de comunicação que existem.

Você sabe como finalizar um email? desenvolvemos este conteúdo para você enviar emails profissionais para seu público e fazer sucesso. Esteja atento a essas dicas e aplique as melhores práticas.

Vamos lá!

Leia também: O Email Marketing NÃO está ultrapassado: entenda os motivos

1º passo como finalizar um email: adequação da linguagem ao destinatário

O que você tem que ter em mente, é que o email é como um documento, ou seja, você deve adequar o tom e a linguagem de acordo com o seu público. Ao receberem sua mensagem, ela vai ser bem aceita?

Se tratando do universo corporativo, a linguagem formal é a que mais indicamos, mas não precisa ser um email engessado, a linguagem formal também valoriza o dinamismo na comunicação. Caso você tenha alguma afinidade maior com o destinatário, pode fugir mais das regras, isso vai fazer bastante diferença para seu contato.

Separamos este conteúdo para você: Como terminar um email para gerar mais engajamento e coversões

2º passo como finalizar um email: seja consistente

O primeiro contato que você através do email, as primeiras palavras do seu email vão estabelecer o tom da mensagem. A abertura da mensagem deve apontar a linearidade da conversa. Se sua abertura começou com ‘’“prezado(a) senhor(a)”, o leitor vai esperar uma mensagem formal. 

Por outro lado, se o texto começa mais informar, como ‘’olá, querido amigo’’, certamente a dinâmica é de mais descontração. É importante que haja consistência do começo ao fim, o mesmo tipo de linguagem é essencial e cai super bem para quem recebe os emails.

3º passo como finalizar um email: Não deixe de informar sobre arquivos anexados

Caso você esteja enviando algum tipo de arquivo anexado, não deixe de informar quem está recebendo seu email. Isso irá dar forma ao seu email, e será importante para compreensão da sua mensagem. Diante desses casos, inclua essa informação no texto, além de passar credibilidade a partir de um texto com forma, também colabora a nível prático para o leitor, otimizando a comunicação e evitando desentendimentos.

Talvez você possa se interessar: Ferramentas de Email Marketing para campanhas inesquecíveis

4º passo como finalizar um email: Deixe as informações negativas mais leves

Quem nesse mundo gosta de receber mensagens negativas com brutalidade?

Caso o assunto que você está tratando tenha esse caráter, não esqueça de usar o seu poder de suavizar o impacto de uma informação negativa.

Após a mensagem, seguir com um ‘’estamos à disposição para ajudar’’ irá amenizar o clima que restou de algo ruim.

5º passo como finalizar um email: Esteja atento ao uso de abreviações

Não é incomum nos deparamos com abreviações na internet, entretanto, essa prática não é recomendada para ambiente corporativo. 

Superar os vícios de linguagem e não abreviar palavras, como o uso de ‘’vc’’, ‘’pq’’, ‘’blz’’, entre outros, é muito importante para passar credibilidade ao leitor do seu email. O uso de abreviações pode levar a confusões a nível de interpretação e causar constrangimento entre os envolvidos no email. 

6º passo como finalizar um email: O uso da caixa alta deve ser somente quando necessário

O uso de caixa alta deve ser apenas quando você quiser chamar a atenção para algum tópico em específico, no mais, evite o uso de caixa alta. Substituir a prática por uma formatação diferente, como em negrito, itálico, fundo destacado, entre outros. Além de ajudar na compreensão da mensagem e evita na interpretação de grito e arrogância. 

Lembre-se: também de não exagerar na quantidade de formatação. Caso contrário, o efeito será tão prejudicial quanto o uso da caixa alta e você estará trocando 6 por meia dúzia.

7º passo como finalizar um email: Não deixe de informar os próximos passos

Quando estamos tratando do email marketing, é extremamente comum terminar a mensagem com um call to action (CTA). Pois, além de ajudar o leitor a compreender o que se espera dele, irá sinalizar qual deve ser o próximo passo. Se não for o caso, conclua a comunicação deixando muito claro o retorno que você espera.

Quer finalizar o email confirmando uma reunião? Recebendo uma ligação? Ouvindo um feedback a respeito de algum documento? NÃO deixe de escrever, o importante é abraçar a função de um email que é o de esclarecer.

Leia também: Principais dúvidas de quem quer investir em Marketing Digital

8º passo como finalizar um email: Opte por uma despedida adequada

Toda conclusão de uma mensagem envolve o não esquecimento de incluir uma despedida adequada ao restante do que você está impulsionando. São várias as opções para fechar uma conversa, variam entre termos formais, neutros e informais. Separamos uma lista de termos que você pode utilizar, veja abaixo:

  • até a próxima;
  • saudações;
  • grato;
  • abraços;
  • atenciosamente;
  • desde já, muito obrigado (a);
  • estamos à disposição;
  • agradeço a atenção;
  • sempre às ordens;
  • cordialmente.

Essas são algumas formas de finalizar um email corporativo. Utilize em situações cabíveis.

Leia mais: Sinais Sociais - Como eles maximizam seu desempenho em SEO

9º passo como finalizar um email: Não deixe de incluir uma assinatura

Por fim, a última consideração para você finalizar BEM um email está em torno da inclusão de dados em uma assinatura. São importantes para que seu público encontre informações para contato com você em caso de demandas, além disso, é uma bom para gestão de sua empresa e relação com sua equipe. Os importantes dados de inclusão são:

  • nome;
  • cargo;
  • nome da empresa;
  • telefone;
  • site;
  • e demais dados que você considere adequados.

Nesse caso, esteja atento a proporcionalidade, ou seja, evite logos corporativos ou fotos muito grandes, além de poluir visualmente, nos casos mais extremos pode ser bloqueado pelo servidor de email como medida preventiva.

Leia mais: Monte uma estratégia consistente de marketing de conteúdo

Agora que você está por dentro de um passo a passo sobre como finalizar um email. Aplique as ações e garanta boa experiência ao seu público!

Não deixe de nos acompanhar e receba mais dicas para seu negócio!

Até a próxima! ;)

Autor

Victoria Ribeiro

Sou uma redatora cabulosa, estou aqui para sabotar seu raciocínio.

Linkedinhttps://www.webpeak.com.br/victoriaribeiro@webpeak.com.br

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