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Como funciona o Google Drive

29/6/2018

Como funciona o Google Drive

O acesso a arquivos fora de casa é uma realidade, certamente você já fez (e muito!) isso. Seja no celular, notebook ou mesmo computador do trabalho. É extremamente comum transitar com informações de um lado para o outro, compartilhar e modificar documentos. 

Se você levar em conta que anos atrás, as caixas de disquetes estavam presentes no cotidiano de todos, cada disquete possuía 1.44 megabytes de espaço disponível, e você só conseguia armazenar somente uma ou duas fotos. Diferente de hoje, que armazenar fotos no celular é fácil, quantas centenas você não tem no seu aparelho móvel?

Caso você seja mais novo, como eu, certamente já passou pela experiência da adolescência digital utilizando pendrives pendurados no chaveiro, ou mesmo CDs regraváveis na bolsa. Se você ainda utiliza qualquer um desses métodos, saiba que você está ultrapassado. As ferramentas de armazenamento em nuvem cumprem um papel excelente na atualidade.

Desenvolvi este conteúdo para que você fique por dentro dos sistemas mais completos existentes na atualidade, o Google Drive. Com ele você terá mais facilidade e praticidade.

Vamos ao conteúdo completo! :)

Leia também: Quer saber como aparecer no Google? Este conteúdo é para você!

Google Drive: o que é?

Como funciona o Google Drive

O Google Drive trata-se de parte do Google Apps, ou seja, faz parte do ecossistema de aplicativos que o Google desenvolveu para melhorar a vida de todos. Este mecanismo é responsável por manter seus arquivos bem sincronizados entre inúmeras máquinas e internet, no seu local de armazenamento com o Google.

Só que o ponto é que, reduzir o Drive somente a um espaço de armazenamento é muita injustiça, pois não disponibiliza apenas seus arquivos, permite a colaboração em tempo real, assim como o compartilhamento deles. O pacote é bem fácil de usar, do seu computados até o celular.

Recursos do Google Apps

Como já mencionei, a questão não é somente o Drive em si, mas também seu ecossistema. Ele está disponível gratuitamente para pessoas físicas e seu custo não é alto para empresas. O câmbio desfavorável ainda permite que ele tenha um ótimo custo/benefício.

Separamos este conteúdo para você: Google Tools

O que você encontra no pacote:

  • Gmail: um dos melhores clientes de e-mail
  • Drive: armazenamento em nuvem
  • Docs (Documentos): Editor de texto, como Word e Writer
  • Spreadsheets (Planilhas): Editor de planilhas, como o Excel
  • Presentations (Apresentações): Para fazer slideshows, como o powerpoint
  • Hangouts: Chat, com suporte à voz, vídeo e screensharing
  • Calendar (Agenda): Para organizar compromissos e tarefas
  • Contacts (Contatos): Lista de contatos e e-mails inteligente

Para além disso, você encontra ferramentas que vão te auxiliar na construção de páginas web (Google Sites), uma rede social que quase ninguém usa (Google+), além de controles e sistemas de segurança para empresas (Apps Vault e Admin Console).

Não deixe de ler: Google Apps e G Suite: Entenda a mudança de nome 

Vantagens do Google Drive

Como funciona o Google Drive
  • Baixa dificuldade de utilização. Você vai levar poucos minutos para entender a lógica dos recursos e fará bom uso;
  • Preços começam em zero reais, e é uma alternativa bastante econômica se comparado aos pacotes como o Microsoft Office;
  • Capacidade de criar, editar e colaborar documentos online de forma fantástica;
  • Suporta qualquer sistema operacional,  além de rodar tranquilo direto do seu browser, existem plugins para o Chrome e aplicativos para iOS e Android, assim como Windows e Mac;
  • O Drive sincroniza outros arquivos como fotos, vídeos, arquivos compactados e formatos proprietários de outros softwares, como Photoshop sem nenhum problema.

Desvantagens do Google Drive

  • Arquivos criados pelos aplicativos Docs, Spreadsheets, Forms e Slides não são realmente sincronizados com o computador, não permite que você o edite fora do sistema;
  • Caso você sincronize sua pasta de planilhas, por exemplo, vai saber quantas têm, seus nomes e localização, mas para isso, será necessário retornar ao Spreadsheets para trabalhar nelas;
  • Se você não possui acesso aos aplicativos nativos, como em telefones com Windows, as versões mobile são meio desajeitadas e não servem para realizar nenhum trabalho sofisticado, ou seja, a boa experiência fica à parte.

Como funciona o Google Drive

São duas formas de acessar seus arquivos no Google Drive: via sincronização na sua máquina (Windows e Mac, nativamente) ou através do cliente web. Uma ou outra forma de acessar arquivos demanda a necessidade de uma conta no Google.  

Acesso via cliente web

Para acessar através do seu browser, basta ir em google.com/drive.

Os navegadores suportados são:

  • Chrome
  • Firefox
  • Safari
  • Microsoft Edge / Internet Explorer

Caso você utilize outros, como o Opera, você poderá ter acesso aos seus arquivos, entretanto, algumas funções podem não ser executadas de maneira correta.

No Google Calendar é possível consultar seus compromissos, mas não editar ou adicionar nada.

Nos aplicativos Docs, Spreadsheets e Slides, o que pode acontecer: erros de visualização e quebras inesperadas nas páginas. O modo de edição off-line, é bem útil, entretanto, só funciona no Google Chrome.

Acessando via aplicativo

Para instalar o Google Drive, você deve logar na sua conta, clicar na engrenagem, que fica no canto superior direito, e selecionar a opção “Fazer o download do Drive”.

Outra ação que você pode tomar é ir até a google.com/drive/download/ e baixar o executável daquele lugar. A página também possui atalhos para os aplicativos móveis de Android e iOS. Ao clicar no botão de download, você vai precisar aceitar os termos de uso antes de baixar o instalador. 

A vantagem é que o instalador não possui nem um megabyte, ou seja, você baixa super rápido. Ao abrir pela primeira vez, você vai vai ver que ela vai baixar os arquivos que são necessaŕios para rodar.

Após isso, será apresentado um breve setup para configurar o programa. O primeiro momento é entrar com suas credenciais do Google. Em seguida, você irá ver 4 telas com algumas informações importantes sobre o aplicativo.

Será criada uma pasta ‘’Google Drive’’, inclusive com um ícone bonitinho, que é seu atalho para enviar e sincronizar seus arquivos.

Você vai poder escolher se quer, ou não, sincronizar todas as suas pastas, ou apenas uma parte delas. Também será possível encontrar seu espaço disponível, escolher sobre a inicialização automática do programa, e também colocar limites na banda disponível para upload e download.

Pronto, o programa está configurado. Agora só precisa que você coloque os arquivos que você possui sincronizados dentro da sua pasta e irá acessá-los de qualquer lugar.

Não deixe de ler: Ferramentas de SEO para você chegar no topo do Google

Dicas exclusivas sobre como funciona o Google Drive

Como funciona o Google Drive

Você entendeu o básico sobre Google Drive, agora é hora de colocá-lo para trabalhar. E existem maneiras de extrair o melhor da ferramenta, vamos destacar as melhores dicas para você maximizar seus resultados!

1º dica como funciona o Google Drive: Garanta sua segurança e autenticação de dois fatores

Caso você utilize senhas como data de nascimento, nome do seu cachorro ou apelido da namorada, essa é a hora de parar!

Por que estou dando tanta ênfase nessa questão? Simples! Você possui arquivos potencialmente importantes, como coisas do trabalho, faculdade e documentos pessoais. Isso em mãos erradas é muito ruim.

Uma solução simples: autenticação em dois fatores.

Isso significa que, além da sua senha, é muito necessário que você tenha um fator adicional para entrar na sua conta pela primeira vez. Este fator pode ser um aplicativo instalado no seu smartphone ou o envio de um SMS para o seu celular.

É muito simples, você só precisa de um telefone para fazer isso. Faça uma configuração.

2º dica como funciona o Google Drive: Importe os arquivos que você já criou

Você certamente possui documentos, textos, fotos, planilhas que vão precisar ser carregados para dentro do Drive. Entretanto, não precisa copiar e colar todos os conteúdos: você pode importar facilmente dos documentos.

Importando pelo aplicativo web

Ao clicar em ‘’new’’ você vai poder importar arquivos de modo individual, ou mesmo uma pasta inteira de uma forma só. O procedimento é muito simples, basta você navegar até o local escolhido e selecionar o arquivo ou pasta desejada. 

Outro fato importante é que você vai poder escolher se quer somente hospedar arquivos, ou tem vontade convertê-los para o formato que poderá ser editado online nas ferramentas do Google.

Fazer é isso é simples, basta que você clique na engrenagem, que fica no superior direito da tela, e vá para ‘’settings’’ ou ‘’ferramentas’’. Assim você vai encontrar as seguintes opções: 

  • Storage/Armazenamento: Nesta categoria vai mostrar quanto de espaço existe disponível, além disso, dá opção para comprar mais;
  • Convert upload: Marque esta opção para converter seus arquivos automaticamente;

Atenção: Converter arquivos do office com formatação rica, muitas fórmulas, VBA, e alguns recursos avançados, podem estragar sua formatação. Realize esta migração com cuidado e sempre guarde um backup.

  • Language/Idioma: Nesta opção vocề vai trocar a linguagem da interface, não interfere com os arquivos;
  • Off-line: Possibilita que a listagem dos arquivos seja disponível off-line, e melhor: no seu computador;
  • Density/Densidade: Nesta opção você vai controlar quanta informação a tela irá mostrar de uma vez só.
  • Create a Google Photos Folder/Criar uma pasta para o Google Fotos: Nesta categoria você poderá integrar o serviço de fotos do Google no Drive. É consideravelmente útil para quem almeja utilizar celulares android, que tendem a ter o Google Photos integrado como padrão. Você pode também utilizar com iOS, bastando instalar o aplicativo.
Saiba também: Principais erros do marketing de conteúdo que você precisa evitar

3º dica como funciona o Google Drive: Importando pelo aplicativo desktop

Como já destaquei acima, o aplicativo para desktops do Drive cria uma pasta virtual, esta pasta é uma espécie de espelho do seu armazenamento online. Dessa forma, caso você queira subir um (ou muitos) arquivos para o drive, você só vai precisar fazer uma cópia deles dentro desta pasta. Muito simples, não é mesmo?

Quando você possui muitos arquivos, ou os separa dos trabalhos pessoais, pode ser que você não queira que todos arquivos do drive tenham um espelho na sua máquina, certo?

Esta questão não possui problemas. Basta você clicar com o botão direito no ícone do aplicativo e voltar nas suas preferências. É muito intuitivo, sendo o mesmo menu que você viu durante a instalação do programa. Caso você queira remover alguma pasta, ela irá desaparecer do desktop, entretanto, permanecerá segura dentro do Google Drive.

Leia mais: Como funciona o Google

4º dica como funciona o Google Drive: Crie colaborativamente

Este recurso é um dos meus favoritos do Google Drive, a partir desta plataforma você pode compartilhar arquivos de modo controlado, e acessar edição ou apenas visualização de maneira muito fácil. É perfeito para equipes.

5º dica como funciona o Google Drive: Permissão e compartilhamento

Caso você esteja com um documento aberto, seja ele texto, planilha ou apresentação, você verá este botão azul no canto superior direito:

Pode estar escrito “Compartilhar”, se você usa o Google Drive em português. No caso da interface web, você pode utilizar o ícone na barra superior, ou clicar com o botão direito no arquivo/pasta que você queira compartilhar, dessa forma:

Clique em qualquer um dos dois, e será apresentado uma caixa para você configurar os acessos. É muito simples:

Na barra que indica “People” ou “Pessoas” você escolhe, dentro da sua lista de contatos, quem recebe o acesso. No botão cinza, à direita, você vai escolher o nível de permissão, que pode ser:

  • Can edit/Pode editar: as pessoas que são listadas podem ver e alterar o conteúdo dos documentos;
  • Can comment/Pode comentar: pode ver e adicionar comentários, entretanto, só podem ser aprovados ou reprovados por quem tem permissão “can edit”;
  • Can view/Pode ver: pode acessar o documento, mas não pode realizar nenhuma alteração.
Importante: a atribuição de permissão por email, que vimos acima, demanda que a pessoa esteja logada em uma conta que é reconhecida pelo Google, e isso para provar sua identidade.

Porém, esta maneira não é prática quando necessitamos configurar a permissão em função do artigo em questão, e não das pessoas que vão podem acessá-lo.

Nesses casos,  você deve usar “Get shareable link”, ou as permissões avançadas de edição, nestes botões:

O botão “Advanced’’ permite que surja uma tela como esta:

No topo, é exibido o link para os colaboradores, da mesma forma que os botões para compartilhar o link. Abaixo, está a lista de pessoas com acesso a ele. Clicando em “Change”, configura-se qualquer combinação de atribuição de permissão e acesso.

Caso seu arquivo seja público, ele pode ser descoberto por crawlers, e aparecer nas páginas de resultado do Google.

Na opção “anyone with the link” o acesso é permitido a todos, entretanto, é necessário conhecer o link para chegar no arquivo.

Você consegue saber instantaneamente que está vendo seu arquivo, olhando para o topo da tela. As pessoas logadas no Google aparecem com um nome e foto. Quem não estiver, é identificado como um animal anônimo:

Agora você sabe tudo sobre Google Drive! Momento de colocar seu conhecimento em prática!

Saiba mais: Como Fazer o Google Encontrar o seu Site?

Não deixe de nos acompanhar!

Até a próxima!

Autor

Victoria Ribeiro

Sou uma redatora cabulosa, estou aqui para sabotar seu raciocínio.

Linkedinhttps://www.webpeak.com.br/victoriaribeiro@webpeak.com.br

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