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Como operar o método GTD

9/9/2019

Como operar o método GTD

Se o seu caso é o de viver sem tempo, correndo de um lado para o outro, está na hora de conhecer o método GTD.

Essas três letras muito simples representam um método de organização singular que vai ajudar você a ter mais tempo, cumprir suas tarefas, além de assumir o controle da sua vida.

E você vai realizar tudo isso de acordo com sua disponibilidade, afinal, método GTD é super flexível.  Firmando o foco no bem-estar e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Para fortalecer ainda mais o que estamos dizendo, uma pesquisa realizada pela ISMA-BR em 2015, aponta que 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo e estresse devido à sobrecarga de tarefas no cotidiano. Essa informação é verdade’’ para milhares de pessoas. 

Quer ficar fora dessa estatística? Entenda como aplicar o GTD (Getting Things Done) e descubra que é tudo uma questão de esvaziar a mente, registrar suas ações e ter foco no que realmente importa.

Neste conteúdo vamos te mostrar como aumentar sua produtividade e ter mais qualidade de vida! 

Leia também: Público-alvo: entenda melhor esse conceito e como ele vai te ajudar nos negócio 

O que é método GTD e para que serve?

Como operar o método GTD

Método GTD (Getting Things Done) trata-se de um método criado pelo consultor norte-americano David Allen cuja promessa está em aumentar a produtividade e reduzir o estresse na gestão da vida pessoal e profissional. Diante desse desafio, o sistema inclui várias técnicas e estratégias para gerenciamento de compromissos, tarefas e informações, o que alivia a sobrecarga na rotina estressante e corrida.

O nome do método GTD não poderia ser mais apropriado, em português, “getting things done” significa “fazer (ou fazendo) as coisas acontecerem”, perfeito, afinal, o método é focado na capacidade de realização, performance e qualidade de vida.

Existem inúmeras abordagens que tornam você mais produtivo, entretanto o método GTD se destaca pela preocupação com o equilíbrio entre a carreira e a vida pessoal, priorizando a  saúde mental em suas propostas.

No site oficial da proposta, é possível acessar a informação de que a metodologia já ajudou milhares de pessoas e empresas a encontrarem a ordem em meio ao caos.

O objetivo central do GTD é aliviar nosso núcleo de atenção por meio do registro das preocupações, tarefas e responsabilidades, liberando espaço para desenvolver o que realmente importa: o foco. Esse registro pode ser feito de forma manuscrita, digital ou por gravação de voz, e é chamado de “memória externa” pelos que praticam este método.

Sabemos também que outro princípio do método está na definição de tarefas a partir de ações, isso porque o cérebro necessita de comandos objetivos para agilizar seu processamento. Diferente de outros métodos, o método GTD afirma que é preciso agir de acordo com a situação, de modo que o contexto e os recursos favoreçam a realização da tarefa. 

O que isso significa? 

A adaptação é mais importante do que o planejamento.

Nesse sentido, o GTD não trabalha com prioridades e prazos, mas sim com pequenos lembretes e planos que são flexíveis e atualizados diariamente.

Para finalizar este bloco de esclarecimento, uma de suas características mais marcantes é começar pelas questões mais simples, ao invés de partir dos grande objetivos e propósitos.

E isso faz muito sentido, pois são os pequenos problemas e pendências que são responsáveis pelas causas de ansiedade e uma sensação de perda de controle.

Outras palavras para isso, podemos dizer que só conseguimos pensar em longo prazo após ter o domínio das tarefas e preocupações do cotidiano, a própria psicologia ensina isso.

Para sintetizar, a máxima do método GTD está nesta frase de seu criador: 

"Sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações" - David Allen


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Benefícios do método GTD

Após entender o que significa método GTD – Get Things Done, agora é o momento de falarmos sobre os seus benefícios. Todos eles são sentidos rapidamente após a adoção e prática do método.

Queremos te mostrar os mais importantes!

#1 Ganho de tempo

Sem dúvidas a maior reclamação da nossa época é a falta de tempo para lidar com tantas tarefas, projetos e responsabilidades (tudo ao mesmo tempo).

O que dizemos é que precisamos de mais horas no dia, entretanto, na verdade, nós só temos que aproveitar melhor as 16 horas que estão disponíveis – respeitar as 8 horas de sono é um bom ponto de partida.

Junto ao método GTD, você vai descobrir que tem mais tempo do que imaginava, e você pode até se envergonhar ( brincadeira rs), digo isso pois sua mente estará presente em cada minuto do dia e tarefa que estiver em andamento.

O resultado será facilidade em organizar melhor seus horários e, dessa forma, você terá espaço para família, hobbies, vida social e o que mais desejar.

#2 Equilíbrio e qualidade de vida

Há um grande diferencial do método GTD que precisa ser citado: compromisso com a eliminação do estresse.

Para o criador deste método, David Allen, não adianta ser produtivo se o preço for a sua saúde mental. Desse modo, o método auxilia você a se manter calmo e sereno, sem todas as preocupações que atormentam sua mente e que ficam em segundo plano.

Seguindo isso, você não apenas será mais organizado e produtivo, como terá uma qualidade de vida superior, e assim encontrará o caminho do equilíbrio.

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#3 Foco no presente

Ao aplicar o método GTD, não importa se você tem mil pendências, pois a situação atual é que dita suas ações. Ou seja, isso é ter foco no presente! Conseguir fazer o que é possível no momento, com os recursos que você tem, e esquecer o restante.

Os registros de tarefas e compromissos encaminha essa mágica, esses registros te permitem a paz de espírito necessária para se focar no que está fazendo no exato momento da tarefa.

#4 Liberdade de escolha

Muito diferente de outros métodos, o GTD não irá impor o que você deve fazer e quando deve fazer. Muito pelo contrário, você é livre para organizar suas tarefas, assim como gerir seu tempo de modo flexível, permitindo seguir algumas regras de produtividade que não comprometem suas escolhas.

Você pode definir suas prioridades e usar a intuição para melhorar seu desempenho.

#5 Adaptabilidade às mudanças

O método GTD entra também em bastante destaque diante da sua capacidade de adaptação às mudanças. Vivemos em um mundo de muitas incertezas, com transformações radicais e muitas outras enxurradas de informação a todo momento. Diante dessa realidade caótica, precisamos ser altamente flexíveis e adaptáveis.

De nada adianta ter planos fechados em longo prazo, que só causarão mal estar e sensação de culpa por não conseguir cumprir as metas enraizadas na sua cabeça.

E é justamente por isso que o GTD permite que você ajuste seus planos e prioridades de acordo com as novas informações, oportunidades e eventos cotidianos. Dessa forma, o método acompanha seu ritmo de vida, e não o contrário.

5 passos simples de como operar o método GTD

Como operar o método GTD

Finalmente estamos prontos para aprender a utilizar o método GTD e comprovar sua eficiência. A ideia geral é capturar tudo o que ronda sua mente, organizar esses itens em um sistema confiável e se habituar a tomar decisões a respeito dessas pendências, executando suas “próximas ações” nos momentos válidos. 

O  processo se resume em cinco passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

Vamos falar mais sobre eles abaixo! 

1º passo para operar o método GTD: Capturar

Este é o primeiro passo. Trata-se de capturar, ou coletar, tudo o que estiver chamando sua atenção no momento. É um exercício interessante pois você terá que passar algum tempo anotando absolutamente todas as ideias, pensamentos e preocupações que vão surgir na sua mente.

A partir desse passo você vai perceber que está sempre lembrando de pequenas tarefas pendentes, promessas e decisões que precisam ser tomadas.

Nesse sentido, anote tudo isso em uma lista chamada “Caixa de entrada”, que pode ser criada em um app, editor de texto ou mesmo um caderno, quem escolhe a ferramenta é você.

Dica não se preocupe em categorizar os itens nesse momento, somente tire todos da sua mente e coloque em um lugar seguro.

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2º passo para operar o método GTD: Esclarecer

Neste passo, você deverá esvaziar sua “Caixa de entrada” esclarecendo e tomando decisões sobre cada respectivo item, como se estivesse organizando seu e-mail.

Cada pendência deverá se transformar em uma ação aqui. 

Caso você tenha identificado uma preocupação com a reunião do fim de semana, deverá transformá-la em ações como organizar as ideias da reunião com antecedência ou checar o trajeto da reunião para chegar com antecedência.

Para os itens que não puderem ser resolvidos com ações, você tem 3 opções:

  • Que tal jogar no “lixo” aquilo que você não ter certeza se vai acontecer? 
  • Colocar em uma lista chamada “Algum dia/talvez”, sem prazo definido para o projeto (ex.: aprender a tocar violão, conhecer a China)
  • Colocar em outra lista de referências para que você possa consultar no futuro (ex.: ler determinado livro ou assistir a uma série).

Pronto, agora se for possível tomar uma atitude, você pode direcionar a ação, agendar sua realização ou transformar as tarefas complexas (com várias ações) em um projeto.

Para isso, aqui vai uma regra do método GTD: toda ação que levar até 2 minutos deverá ser executada imediatamente, pois não vale a pena você adiá-la.

3º passo para operar o método GTD: Organizar

Neste passo você deve classificar suas ações, organizando tarefas e projetos de acordo com seu contexto. Crie listas temáticas com suas ações e dê nomes intuitivos, como “Trabalho”, “Viagem”, “Mestrado” e “Família”.

De acordo com suas ações na Caixa de entrada, surgirão novas listas e categorias. Neste passo você pode acrescentar uma agenda para organizar as tarefas com prazos e uma lista “aguardando” para tarefas em execução, como você preferir.

4º passo para operar o método GTD: Refletir

É chegado o momento de reflexão, que consiste em revisar continuamente suas listas e determinar suas próximas ações diariamente.

Faça isso semanalmente, você deverá fazer uma revisão mais completa para reavaliar prioridades e reorganizar suas obrigações. 


Dica: que tal fixar um horário na agenda e cumpri-lo? 

além de trabalhar com ferramentas que estejam sempre próximas e acessíveis.

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5º passo para operar o método GTD: Engajar

Agora vamos ao último passo do método GTD, este consiste em definir os critérios para decidir sobre cada ação, o que garante seu engajamento no método.

É possível processar suas tarefas com base no contexto, tempo e energia disponíveis, e também pela prioridade.

Nesse sentido, David Allen sugere um modelo de 3 regras para avaliar suas ações dia-a-dia:

  1. Executar trabalhos pré-definidos na agenda e listas de “próximas ações” e “projetos”;
  2. Cumprir novas tarefas na medida em que aparecem, como imprevistos ou urgências do cotidiano;
  3. Definir novamente as listas e coletar itens novos, dedicando um tempo a essa organização diária.

Espero que tenha gostado do conteúdo! 

Não deixe de nos acompanhar e receba mais dicas para seu negócio. 

Até a próxima! :) 



Autor

Victoria Ribeiro

Sou uma redatora cabulosa, estou aqui para sabotar seu raciocínio.

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