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O que é RFP? Você sabe?

8/8/2019

O que é RFP? Você sabe?

Request for Proposal (RFP) é eficiente e vai garantir que a empresa faça aquisições com melhores retornos sobre o investimento. Estamos falando de um documento utilizado por aquelas empresas que valorizam cada centavo de seus investimentos, e que buscam atingir com eles o melhor retorno possível na contratação de novos fornecedores.

Além de delimitar, deixando claro, as necessidades do negócio, o documento irá engajar os fornecedores para que apresentem suas melhores propostas. Esse quesito irá permitir uma comparação objetiva e mais diversa entre as possibilidades com melhor custo-benefício que existem. 

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o que é rfp?

Qual o propósito de fazer uma Request for Proposal (RFP)?

Toda a lógica que está por trás da RFP garante que a empresa encontre a solução mais completa para suas necessidades e melhor, com a melhor relação custo-benefício, afinal, com a formulação desse documento, pode ampliar a concorrência entre os potenciais fornecedores.

Será que um RFP é realmente necessária para a contratação de qualquer produto ou serviço de que o negócio precisa?

Por outro lado, como desenvolver RFP detalhada para uma necessidade sobre o qual a empresa ainda sabe muito pouco, ou seja, se desconhece os diferenciais que uma solução precisa oferecer?

O mercado tem mais de um bom fornecedor ou prestador de serviços para toda demanda criada, isso é um fato. E é justamente com isso, por causa disso, que é preciso ter um critério justo e racional para avaliação do conjunto de soluções que cada um apresenta.

No caso, se criar um documento para solicitar que os possíveis fornecedores apresentem suas propostas para atender à demanda da sua empresa irá aumentar as etapas do processo de negociação, então, precisa agregar valor, não é mesmo?

Benefícios de fazer RFP

Delimitar as necessidades da empresa

Aplicar RFP é um exercício de reconhecimento das suas necessidades, ou seja, garante que os gestores do negócio e os colaboradores, que no caso estão ajudando no processo consigam enxergar exatamente o que precisam contratar e a prioridade de cada elemento envolvido.

Por que isso é importante? 

Entrando em contato com os fornecedores, você sabe que cada um deles fará uma oferta de acordo com os níveis de serviços a que podem atender. Um exemplo pode ser uma empresa que deseja que seus fornecedores apresentem propostas para a aquisição de 70 smartphones de última geração.

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Bom, levando em consideração esse caso, a empresa receberá propostas de fornecimento de aparelhos usados, novos, com entrega imediata, em 30 dias, com o valor parcelado ou à vista, com seguro contra roubo, assistência para reparo, entre outros casos. 

Quando você segue RFP, a empresa será bastante objetiva ao analisar as ofertas e contratar aquela que, além de atender às suas necessidades de modo prévio informadas, também irá agregar outros diferenciais, ao invés  de ser seduzida por uma oferta que não contempla todos os requisitos, porém que foi bem apresentada, esse é um exemplo.

Estabelecer um budget para a aquisição

Uma das informações valiosas que podem constar  RFP se trata do budget para aquela contratação, isso significa o orçamento previsto e não negociável.

Esse retorno informativo torna o processo mais transparente e garante que tanto os fornecedores quanto a empresa não percam tempo com negociações que não possui futuro de um elemento que é rígido para o negócio.

Isso porque um fornecedor que não consegue oferecer a qualidade de seus serviços, por exemplo, com o orçamento descrito pode declinar do convite, alegando que eles não estão alinhados com tal budget.

Por outro lado, aqueles que conseguem trabalhar dentro do budget irão fazer planejados para que sua proposta fique mais atrativa e, ao mesmo tempo, traga um excelente retorno financeiro para seu negócio.

Engajar os fornecedores para que apresentem as melhores propostas

Sabemos que quando um fornecedor recebe RFP, compreende que sua proposta será avaliada e comparada à de outros competidores.

Desse modo, o grau de interesse em atender à empresa poderá ser medido de acordo com o esforço e comprometimento no momento de enviar sua oferta no formato e prazos solicitados, sem contar, é claro, do que ele efetivamente apresentar em termos de diferenciais frente aos concorrentes.

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Garantir uma comparação mais objetiva entre as propostas recebidas

O RFP prevê muitas informações que precisam constar na proposta do fornecedor. Desse modo, como todos eles serão apresentados em um formato semelhante, o processo de comparação poderá ser realizado muito mais rápido.

Aumentar o número de potenciais fornecedores

Você pode enviar RFP para diversos fornecedores, e por sua eles podem responder demonstrando seu interesse em seguir na concorrência ou não.

O que queremos dizer, se RFP é enviada para 10 fornecedores, alguns deles podem agradecer o convite e somente recusá-lo, e desse modo, explicando suas razões, por outro lado, os demais seguem no processo com o envio da oferta de serviços.

Quando o processo é finalizado, somente um será escolhido dentre os que enviarem, porém todos os outros que tiverem demonstrado uma boa proposta irão poder ser cadastrados como alternativas do negócio.

Considerando uma eventualidade, com o fornecedor escolhido ou o aumento abrupto da demanda, outra solução já avaliada, ou seja, o responsável pela segunda melhor proposta, pode ser escolhido como medida emergencial, garantindo que a operação da empresa não seja comprometida.

Nesse caso, o propósito RFP é encontrar o fornecedor mais adequado para atender às demandas da empresa, isso com base em seus diferenciais apresentados, alinhamento com o orçamento previsto e interesse em estabelecer uma parceria de sucesso.

E agora: Para qual tipo de compra ou contratação ela é mais adequada?

Como já foi citado na introdução, o uso RFP para a contratação de uma estratégia de marketing digital por uma indústria que desconhecia totalmente os detalhes sobre esses serviços, apesar de entender que aquela seria a solução necessária para seu negócio.

A contratação de serviços por meio de um RFP pode ser aplicada por qualquer modelo de negócio e tem outras funcionalidades, sendo elas: 

  • contratação de serviços de design gráfico;
  • criação de site;
  • criação de aplicativos para a empresa;
  • compra regular de material de escritório;
  • aquisição de matéria-prima para a indústria;
  • desenvolvimento e soluções de TI;
  • aquisição de peças, maquinários, equipamentos;
  • contratação de serviços de suporte regular.

Aplicar o RFP é abrangente e pode ser adotada até por órgãos governamentais, grandes empresas e até pequenos negócios, afinal, a organização dos processos de compra irá garantir maior eficiência na escolha sob o aspecto das necessidades atendidas, diretrizes bem regulamentadas e finanças envolvidas.

Por fim, saiba que adotar o Request for Proposal (RFP) trata-se de uma forma de garantir que as novas aquisições e estratégias venham a agregar mais valor aos produtos e serviços que são oferecidos aos clientes, e estas estão cada vez mais exigentes. Não se esqueça disso! 


Não deixe de nos acompanhar e receba mais dicas para seu negócio! 


Até a próxima! :)


Autor

Victoria Ribeiro

Sou uma redatora cabulosa, estou aqui para sabotar seu raciocínio.

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