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Passo a passo para fazer gestão de KPI em sua empresa

Victoria Ribeiro

Sou uma redatora cabulosa, estou aqui para sabotar seu raciocínio.

Entenda o que precisa saber para fazer uma boa gestão de KPI, o objetivo é inspirá-lo a considerar a melhor forma de defini-los em sua organização. Em termos gerais, os Indicadores Chave de Desempenho (KPI) são os indicadores cruciais do progresso que você está fazendo em direção a um objetivo específico.

Boa leitura!

O que é um KPI?

Em termos mais simples, os Indicadores Chave de Desempenho (KPI) representam uma maneira de medir o desempenho de indivíduos, equipes ou empresas inteiras em comparação com os objetivos que precisam alcançar.

Os KPI’s são descritos como medições de desempenho quantificáveis ​​que indicam o quão bem uma organização está progredindo em direção a um objetivo de negócios predefinido.

Reconhecemos 2 divisões principais em termos dos tipos de Indicadores Chave de Desempenho, confira: 

A divisão de KPI’s com base em quem eles se aplicam

De acordo com esta primeira divisão, normalmente distinguimos entre 2 tipos de Indicadores Chave de Desempenho, com base nos diferentes níveis de organização a que se aplicam :

  • KPIs de alto nível — eles rastreiam o desempenho geral da organização
  • KPIs de baixo nível — eles rastreiam o desempenho de departamentos separados da organização, como marketing, vendas, recursos humanos, desenvolvimento, etc.

A divisão de KPIs com base em como eles ajudam a contribuir para uma organização

De acordo com essa segunda divisão, distinguimos 5 tipos diferentes de Indicadores Chave de Desempenho, com base em como eles ajudam a contribuir para uma organização: KPIs de entrada, saída, processo, projeto e resultado.

Guia passo a passo para definir os KPIs 

Agora que você entende o que são os Indicadores-Chave de Desempenho e por que eles são importantes para alcançar os objetivos de negócios, vamos ver como você pode defini-los melhor para sua organização, equipes e departamentos.

1. Defina objetivos relevantes para seus KPIs

Primeiro, antes mesmo de começar a pensar em seus indicadores de desempenho, considere e defina os objetivos de negócios precisos aos quais você os vincula.

Certifique-se de que esses objetivos são importantes para o sucesso do seu próprio negócio, não apenas metas aleatórias que você copiou de uma empresa famosa que você procura inspiração.

Lembre-se, a menos que seus objetivos escolhidos sejam relevantes para sua própria organização, você não conseguirá nada com seus esforços, ou pior, desperdiçará tempo e dinheiro.

2. Decida quantos KPIs você deve ter

Agora que você garantiu que os objetivos da sua empresa são relevantes e claros, é hora de decidir quantos indicadores de desempenho você deseja anexar a eles.

Especialistas em medidas de desempenho, sugere, não mais do que três KPIs por objetivo:

Etapa 1: vincule suas metas aos seus KPIs

Cada medição de desempenho deve servir como um meio para se chegar a um determinado objetivo e, como tal, deve estar conectado a esse objetivo. Todos os KPIs que não servem como meio para atingir um objetivo específico são KPIs que você deve eliminar.

Etapa 2: escolha suas 3 metas prioritárias

Se você deseja alcançar a excelência com seus objetivos (o que geralmente é o caso), três objetivos são o máximo que você deve definir por vez. Depois de concluir seus 3 primeiros objetivos mais importantes, você pode mudar seu foco para outro conjunto de objetivos.

Etapa 3: defina no máximo 3 KPIs para cada meta prioritária

Se uma meta precisa de apenas 1 KPI, você está em um excelente começo. No entanto, caso você precise de mais de 1 KPI para medir seu sucesso em relação a uma meta, um máximo de 3 KPIs é ideal para você manter o foco. De acordo com isso, é melhor que você acompanhe no máximo 9 indicadores-chave de desempenho por vez (3 metas x 3 KPIs no máximo).

3. Defina os componentes de seus KPIs

Agora que você entende o máximo de KPIs que deve ter, é hora de pensar nos 4 principais componentes que você precisará considerar ao definir qualquer KPI: sua medida, fonte de dados, destino e frequência.

Etapa 1: escolha a medida de KPI 

A Medida de KPI esclarece o que você deseja medir e como você pode medi-lo.

Por exemplo, a medida que você pode querer acompanhar pode ser o tráfego que chega ao seu site.

Etapa 2: escolha a fonte de dados do KPI 

A fonte de dados do KPI esclarece como você reunirá os dados necessários para rastrear e analisar os KPIs desejados. Para este propósito, você provavelmente encontrará grande valor em software específico, dependendo do que exatamente você deseja rastrear e analisar.

Por exemplo, para rastrear o tráfego que chega ao seu site, você pode usar o Google Analytics.

Etapa 3: definir a frequência do KPI

A Frequência de KPI esclarece com que frequência você extrai dados de sua fonte de dados de KPI e revisará seus indicadores de desempenho. Essa frequência pode ser diária, semanal, mensal ou anual, dependendo do tipo de negócio e da natureza dos indicadores-chave de desempenho que você está medindo.

Por exemplo, você pode extrair e comparar os dados sobre o tráfego que chega ao seu site no Google Analytics mensalmente.

Etapa 4: definir a meta de KPI

A Meta de KPI representa o valor desejado que você deseja alcançar.

Por exemplo, a meta de tráfego que você deseja alcançar pode ser de 20.000 espectadores por mês.

5. Responda o básico para cada KPI

Para garantir que seus KPIs sejam definidos de acordo com os objetivos de negócios críticos (chave), responda às seguintes perguntas para cada um:

Q1: Qual é o resultado que você deseja alcançar?

Q2: Por que esse resultado é importante?

Q3: Como você pode influenciar esse resultado?

Q4: Quem é responsável pelo resultado?

Q5: Como você vai medir o progresso em direção ao referido resultado?

Q6: Como você saberá que alcançou o resultado?

Q7: Com que frequência você revisará seu progresso em direção ao resultado?

Aqui está um exemplo de um KPI que você definiu respondendo a estas perguntas:

“Quero aumentar a receita de vendas em 10% no primeiro trimestre do ano.”

A1: Aumentar a receita em 10% no primeiro trimestre do ano.

A2: O negócio se tornará mais lucrativo.

A3: Alcançando novos clientes e fazendo com que os clientes existentes comprem mais produtos.

A4: O Líder da Equipe de Vendas será responsável por este KPI.

R5: Um aumento no dinheiro que os clientes gastam em nossos produtos significará progresso.

R6: A receita aumentará 10% no primeiro trimestre do ano.

R7: O progresso será revisto quinzenalmente.

6. Defina KPIs de curto prazo para complementar seus KPIs de longo prazo

Seu KPI de longo prazo é a visão geral de sua estratégia, ou seja, seu alvo principal. Para atingir esse objetivo principal, você também precisará perseguir vários objetivos relevantes de curto prazo.

Por exemplo, digamos que você queira que sua empresa obtenha receita no valor de R$ 150.000,00 nos primeiros 6 meses de existência (digamos que você começou a trabalhar em junho). Esta é a sua meta de KPI de longo prazo.

Para alcançá-lo, você deve dar um passo de cada vez e atingir um determinado valor de receita a cada mês. Portanto, para atingir R$ 150.000,00 de junho a dezembro, você deve obter uma receita no valor de R$ 25.000,00 por mês. Estas são suas metas de KPI de curto prazo para cada mês.

Se você conseguir obter receita no valor de R$ 25.000,00 por mês durante os primeiros 3 meses, isso é uma boa indicação de que você também atingirá sua meta de KPI de longo prazo até o final de dezembro.

No entanto, se você estiver aquém de R$ 25.000,00 nos primeiros 3 meses consecutivos, talvez seja hora de repensar sua meta de KPI de longo prazo (por exemplo, prolongá-la para 9 meses ou diminuir a receita total que você deseja alcançar ao mesmo tempo).

Isso realmente nos leva ao próximo ponto, ou seja, como você pode abordar a melhoria de seu desempenho.

7. Certifique-se de comunicar bem os KPIs

Agora que você entende como criar indicadores-chave de desempenho eficientes e obter os dados para colocar esses KPIs em movimento, você precisará garantir que eles sejam claros, diretos e fáceis de entender por todas as partes relevantes.

Portanto, certifique-se de sempre fornecer contexto para seus funcionários e partes interessadas sobre os Indicadores Chave de Desempenho que você considera relevantes em sua organização:

  • Explique por que você está medindo esse tipo de indicador e não outro tipo (por exemplo, KPIs relacionados a vendas em vez de KPIs relacionados a RH);
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  • Explique por que você está medindo esse indicador específico e não outro (por exemplo, vendas por representante em vez de vendas por departamento).

Certifique-se sempre de responder a todas as perguntas de seus funcionários e partes interessadas – se muitas pessoas estão perguntando por que determinados KPIs estão sendo buscados em vez de outros KPIs, isso é um sinal de que você provavelmente está sub comunicando a relevância e a importância dos KPIs escolhidos e precisa trabalhar em sua abordagem.

Aqui está outra razão pela qual você deve comunicar bem seus indicadores-chave de desempenho – quanto melhor os funcionários e partes interessadas entenderem os KPIs escolhidos e por que eles estão sendo perseguidos em primeiro lugar, melhores insights eles poderão oferecer e mais relevantes e potencialmente eficientes seus KPIs se tornarão como resultado de suas sugestões.

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